Najważniejszym elementem skutecznego realizowania strategii jest efektywne wykorzystanie zasobów przedsiębiorstwa. Zasoby te podobnie, jak wiele innych istotnych kwestii należy zaplanować, a następnie zamknąć w ramach dostępnego budżetu. W realizacji powyższych zadań na co dzień wykorzystywane są różnorodne narzędzia IT – począwszy od arkuszy kalkulacyjnych pakietu Office, jak Excel, skończywszy na specjalistycznych rozwiązaniach, de facto także na nim bazujących, jednak usprawniających wiele istotnych kwestii.
Excel, co szczególnie widoczne w przypadku większych organizacji, nie radzi sobie z wieloma istotnymi elementami procesów planowania czy budżetowania, jak na przykład:
- zarządzanie procesem – nie mamy systemu, nadbudowującego standardowy arkusz i związane z jego wykorzystaniem funkcje, który dla przykładu pozwalałby kontrolować postęp pracy, kolejne wersje dokumentów; cały proces czy to planowania czy budżetowania jest zarządzany wyłącznie w głowach kierujących nim osób, co zwiększa ryzyko błędu ludzkiego,
- szybka propagacja zmian do wielu użytkowników – przy pomocy Excela zdanie zwyczajnie niewykonalne; w związku z czym nakład pracy potrzebny na dodatkową koordynację procesu wzrasta; wzrasta także prawdopodobieństwo wystąpienia błędu ludzkiego, wynikającego na przykład z pracy z wieloma wersjami dokumentu,
- kontrola dostępu do danych – wprawdzie istnieją podstawowe metody, jak na przykład zabezpieczenie dostępu do arkusza hasłem, w przypadku MS Excel brakuje jednak szerszej palety narzędzi automatyzujących działania w tym zakresie.
Można wykorzystać w tym celu specjalistyczne rozwiązania, dostępne w modelu on-premise. Ich wdrożenie wiąże się jednak zwykle ze sporymi wydatkami sprzętowymi – hardware oraz koniecznością zainwestowania w dodatkowe zasoby ludzkie, obsługujące systemy, na bieżąco je patchujące czy dla przykładu dbające o tworzenie kopii zapasowych. Można także wybrać model cloudowy.
Przykładowy ekran planowania – Oracle Planning and Budgeting Cloud Service
Kilka zalet wynikających ze skorzystania z oferty planowania i budżetowania w chmurze:
- minimalna inwestycja we własne zasoby IT,
- licencja oparta na miesięcznej opłacie subskrypcyjnej,
- automatyczne upgrade’y softu do najnowszej wersji, kopie zapasowe i wiele więcej.
Rozwiązaniem umożliwiającym realizację procesów planowania i budżetowania w chmurze jest Oracle Planning and Budgeting Cloud Service.
Jeśli potrzebujesz więcej informacji na temat planowania oraz budżetowania w modelu cloudowym skontaktuj się z nami drogą mailową info@cogit.pl lub zadzwoń pod numer telefonu +48 22 496 60 00.